入社した従業員の個人情報収集ってどうやっていますか?

今まで顧問先とGoogleフォームを利用し従業員情報の収集を行っており、給与振り込みに必要な従業員の口座情報などは別途通帳画像を収集する形で、弊社でMFクラウド給与へ口座情報の登録をする、という運用で従業員情報と給与振込情報の収集・登録をしていました。

ここ数年の動向としては
・従業員はアルバイト従業員や外国籍の従業員が8割・9割
・5年で従業員数が350名→1,000名を超え、店舗数も倍に
といった形で急成長をされ、月に80〜120名の新規従業員の口座情報の登録が必要になるのですが、下記のような問題点がありました。

【口座情報の収集に関して】
①通帳画像を送ってもらっているので、写メのとり方によって、画像不鮮明・必要情報の不足などが多い(お客様側)
②期限までに通帳画像を送ってこない従業員も合わせると、手動での振込も月60件〜70件あった。(お客様側)
③LINEで画像を収集していたので、過去の画像が一定期間で削除されてしまう。(お客様側)
④画像をDLして保管する作業が面倒・やっていられない(お客様側)
⑤通帳画像を収集するだけでは情報漏れ・画像不鮮明などで登録が出来ない従業員が毎月10名〜20名弱くらい発生していた。(お客様側)
⑥1000名の給与計算に加えて、ほぼほぼ同時進行で口座情報の登録(手入力)と
チェックする作業があり、登録漏れや給与計算の精度・納期への影響が懸念されていた(HRA側)
【従業員情報の収集について】
①Googleフォームでは、入力制限が細かく設定できないので生年月日などの入力間違いが多かった(お客様側)
②在留カード・障害者手帳・通帳画像の収集ができても、フォルダへ格納する際に自動でファイル名をつけたりできない、種類ごとにフォルダをわけたいけどできない。(お客様側)
③入力方法や画像の添付方法についてのガイドがフォームへ実装できない。別で説明ドキュメントを作成する必要があった。(お客様側)
④口座情報の入力を実装しようとしたが、銀行名・支店名の入力間違い、口座番号の桁間違い・番号間違い、振込名義人のカナ入力間違いスペースの不足などがないよう入力制限やエラーが出るようにしたいが、できない(お客様側)

上記を解決するため、どのツールを利用して実現するかエンジニアの方に調査から依頼し、
フォーム部分はReactで実装+firebaseでホスティングに決定しました!

保守する部分は触りやすいように
銀行や店舗のマスタデータはスプレッドシートで管理
フォームの入力結果もスプレッドシートで管理
アップロードする画像の保管場所はGoogle Drive

弊社のコンサルタントからReactやfirebaseについて教えてもらったので
今後のブログでご説明できればと思います!

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