手続き依頼システム(HRA.Sip)を開発

昨年末から今年の年明けにかけて、自社で手続き依頼システムの開発に取り組みました!

当システムを作った目的は
・お客様、HRA双方の業務負荷軽減
・手続き申請業務での漏れ、ミスを無くすこと
です。

現在課題として
・手続きに必要な情報を集めるためのやり取り回数が多い
・HRA社内での手続き業務の申請漏れ・ミスが起きやすい状態になっている部分がある
があります。

これを当システムをいれることで
・手続きに必要な情報をお客様の負担を減らして必要最小限のやり取りで収集できるようにする
・HRA内で手続き進捗管理を自動化し、申請業務の漏れ・ミスがさらに起きにくい状態にする
を達成したいと考えました。

システムの開発にあたっては、弊社のコンサルをしてくださっているコンサルタントの方に要件定義をお願いしました。

外部設計からはご紹介いただいたエンジニアの方にお願いしました!(今回初めてお仕事をお願いさせていただいたのですが、すごくこちらのことも考えて開発に携わってくださって、また何か社内でやるときはよければお声かけさせていただきたい、と思いました٩( ‘ω’ )و)

↑こちらはお客様のログイン後の画面

お客様から主に依頼をいただくことが多い項目に絞って表示し、手続き一覧にない手続っぽい、とか、これってどの申請依頼になるのか分からない!というものについては、「その他の申請依頼」からフリー入力でご相談いいただけるようにしています。

社会保険・労働保険関係の手続きは種類が多いし、あるもの全部を表示してもお客様はどれを選んだら良いかわからないですよね、、ですからそこについては、専門家であるHRAが判断をして差し上げれるような仕組みにできればと思っています。

また、各手続きの「手続きを依頼する」を選択すると、フォーム形式で必要情報を入力していただくようになっており、顧問契約をしていただいていることで、既にHRAが持っている情報は再度入力しなくてよいように考えています。加えて弊社側で計算すればわかるもの(金額や日数など)や判断できることはこちらで対応する運用にしています。(お客様の負荷を下げたい)

システム会社さんが作ったシステムは前提が違うのでしょうがないのですが、どうしても入力項目数が多くお客様で判断ができないと、使いこなせなかったりするのでITが苦手なお客様にとっては使っていただけない、という状況が結構あるのです。。

必要情報はフォーム形式で入力してもらうようにしているので、事前に必要な情報や資料を揃えていただけるよう、別タブで「手続き申請必要項目一覧」という画面があり、申請前に必要な情報を確認できるようにしています。(お客様はこれをコピぺして必要なものを準備する際に対象者にLINEで送ったりされているそうです^^)

↑こちらは、社内進捗管理画面。お客様が手続き申請依頼をされたら、進捗管理表のA列からG列までの情報が自動で入ります。

F列の「1.入社」を押すと対象者の申請情報へリンクが貼ってあり、お客様からの申請情報へ最短でアクセスできるようになっています。

また、HRA Sipからの申請依頼だけではなく、別の経路からの手続き連絡も追加できるような仕様になっています。(こうゆう細かい仕様もフルスクラッチだから対応できる)

お客様にとっても社内にとってもよい環境になるよう、HRA .Sipもバシバシ使い込んでお客様からも意見をいただいて、引き続きもっとよいものにしていきたいです^^

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