夏休みの宿題

全スタッフフルリモートの弊社では、仕事の進め方について社内ですり合わせをする機会を設けるのですが、その際に、夏休みの宿題方式はダメだよ!というはなしをしています٩( ‘ω’ )و

弊社のご提供させていただいているサービスの中に給与計算業務があります。

この仕事は納期がある仕事であり、お客様からの必要情報(勤怠・手当金額・経費金額など)が揃わないと仕事を始められない仕事でもあります。

そして多くの会社は末締め翌月支払いの場合が多いため、スタッフは月初に複数の案件を同時進行で進めていく必要があります。

そうなった時に大事になってくるのが①お客様との連携と②納期に自信をもって納品できる状態にするための仕事進め方だと考えています。

給与計算の大きな流れは、下記のようになっています。

お客様からの締め完了連絡・データ受領>給与計算>チェック>納品

弊社は全てのお客様の給与計算をスタッフ全員が実施できる体制にしており、毎月担当する給与計算・チェック担当の会社様が変わります。(属人化をなくし、何かあっても複数のスタッフが対応できるためサービスの安定供給ができ、スタッフが大変な時は、お休みとってくださいと、こちらから気持ちよく言えます。)

給与計算担当になった月はその会社様の給与計算業務の責任者となりますので、チェック担当と連携しながら、自分の責任において業務を完了させる責務が発生します。わかりやすくいうと業務委託くらいのイメージで責任を持ってやってもらってます。(全員が自分の仕事に責任をもって取り組んでくれるからこそ、前に述べた通り、大変な時はお休みとってください。が成立する環境が維持できていると感じています。もちろん実際には雇用ですから最後は管理者が責任を負います。)

リアルな環境でスタッフ同士一緒に仕事をしていれば、隣の人の状況も見えるしすぐ話しかけれるし、自分の仕事が終わったら隣の人へすぐにチェックを依頼することもできるかもしれませんが、弊社はフルリーモートですから、上記のようなことはできません。

給与担当者はチェック担当者の状況を進捗表・チャットでのお客様とのやりとり、Googleカレンダーの予定など見ながら相手の状況に配慮して依頼します。(いい感じに依頼が出せたり、フォローに入れるようになると、とっても一体感が出て心地よい連帯感に包まれます。笑)

上記のことをぜーーーんぶ踏まえて

納期から逆算して自分の業務をいつ終わらせ、チェック担当者にいつチェックを依頼するか超重要になります。

その時に下記のお話をするのです。(やっと本題!٩( ‘ω’ )وwww)

下の図をご覧ください。

下の図、上段が夏休みの宿題方式の仕事の進め方(縦軸:アクションの量、横軸:時間)

下の図、下段が「なぜ、あなたの仕事は終わらないのか スピードは最強の武器である」著者:中島 聡の仕事の進め方

赤◯をつけたところがアクションのピークです。今あなたの仕事の進め方は上段の図になっていないか、納期に間に合っていたとしてもこれって何かあった時に対応できるかな??っと、

(自分の体調不良・チェック担当の急な欠勤・お客様から確認事項の返事がない等色々起きます)

何かあった時も含めて責任を持ってご自身が業務を完了できる仕事の進め方をするとしたら、下段の図のような考え方で進める必要があると思うけどどう思う?っと、

意識していないと自分が上段のようになっていることに気づいていなかったり、本人は下段のように進めているつもりだが、会社が求めている基準に達してない、、などこの辺りは対話ですり合わせをする必要があると思っています。

いろいろな考えや意見を持つ人が働く中で、認識を合わせる必要があるところはどこなのか見極めて対話して擦り合わせていくことってとっても大事ですよね!

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